TENTANG ELECTRONIC DATA INTERCHANGE (EDI)
Pertukaran Data Elektronik (Electronic Data Interchange / EDI) adalah
transmisi data terstruktur antar organisasi secara elektronis. Proses
ini dapat digunakan untuk mengirimkan dokumen elektronis ataupun data
perusahaan dari satu komputer ke komputer lainnya atau antara satu
trading partner ke trading partner lainnya tanpa campur tangan manusia.
Standar EDI didesain secara independen dari sisi metode komunikasi
maupun teknologi perangkat lunaknya. EDI dapat ditransmisikan
menggunakan berbagai metodologi yang disepakati antara pengirim dan
penerima. Termasuk dalam metodologi ini adalah berbagai variasi
teknologi seperti modem (asynchronous dan synchronous), FTP, e-mail,
HTTP, AS1, AS2, dan lain-lain. Namun perlu dibedakan antara dokumen EDI
dan metode untuk mengirimkan dokumen tersebut.
Tujuan diberlakukan EDI adalah agar dapat membantu para pelaku bisnis
untuk mengolah suatu dokumen dengan pihak lain dengan akurat,cepat
serta efisien dalam penyelesaiannya. Apabila proses tersebut
dilaksanakan dengan sebaik mungkin, maka akan terjalin komunikasi yang
sangat baik antar sesama pelaku kegiatan bisnis baik secara internal
maupun eksternal.
Pemanfaatan EDI di Indonesia nampaknya masih belum mengalami
pertumbuhan dan perkembangan yang signifikan. Masih sangat jarang yang
memanfaatkan system ini sebagai salah satu komponen teknologi informasi.
Komponen dasar pada EDI ialah Hub(pihak yang memberikan perintah),
Spoke (pihak yang menerima perintah), Computer (sebagai electronic
hardware) dan Electronic software.
Ada beberapa Manfaat EDI langsung berasal dari teknologi yaitu :
- Manfaat langsung dari pengurangan kesalahan, pengurangan biaya, dan peningkatan efisiensi operasional. Manfaat lain di hasilkan oleh manfaat langsung.
- Manfaat tidak langsung dari peningkatan kemampuan bersaing, hubungan dengan mitra dagang yang lebih baik, dan pelayanan pelanggan yang lebih baik..
Adapun kendala-kendala yang dijumpai di dalam penerapan sistem ini adalah:
- Kendala teknis, yaitu yang berhubungan dengan pentransferan data lewat komputer, fasilitas telepon dan biaya untuk pengadaan perangkat komputer.
- Terbatasnya pihak Bank yang memakai program EDI ini.
- Belum ada aturan hukum yang mengatur mengenai pemakaian sistem EDI ini.
Salah satu contoh pengaplikasian EDI di Indonesia dapat dilihat pada PT EDI Indonesia yang merupakan perusahaan penyelenggara pelayanan jasa EDI di Indonesia yang memberikan layanan teknis dan konsultasi.
SEJARAH ELECTRONIC DATA INTERCHANGE (EDI)
Pertukaran Data Elektronik (Electronic Data Interchange / EDI) adalah
transmisi data terstruktur antar organisasi secara elektronis. Proses
ini dapat digunakan untuk mengirimkan dokumen elektronis ataupun data
perusahaan dari satu komputer ke komputer lainnya atau antara satu
trading partner ke trading partner lainnya tanpa campur tangan manusia.
Standar EDI didesain secara independen dari sisi metode komunikasi
maupun teknologi perangkat lunaknya. EDI dapat ditransmisikan
menggunakan berbagai metodologi yang disepakati antara pengirim dan
penerima. Termasuk dalam metodologi ini adalah berbagai variasi
teknologi seperti modem (asynchronous dan synchronous), FTP, e-mail,
HTTP, AS1, AS2, dan lain-lain. Namun perlu dibedakan antara dokumen EDI
dan metode untuk mengirimkan dokumen tersebut.
CARA KERJA ELECTRONIC DATA INTERCHANGE (EDI)
Pada dasarnya EDI terdiri dari tiga komponen utama, yakni:
- Pesan Standar
Pada dasarnya berisikan teks (text) yang
memuat informasi dan rule sebagai penterjemah dari satu atau lebih
dokumen bisnis. Contoh dari pesan standart adalah Uniform Communication
Standar (UCM) yang mendefinisikan lebih kurang 15 tipe dokumen
elektronik diantaranya; purchase order, promotion announcement, price
change, invoice, dll. Sedangkan rule dalam EDI lazimnya bekerja dalam
bentuk kelompok. Sekumpulan rules untuk memformat sebuah dokumen
elektronik disebut transaction set.
- Perangkat Lunak EDI (EDI Converter)
Berfungsi sebagai sebagai penterjemah
dari pesan standar EDI ke dalam internal file format perusahaan
penerima. Perangkat lunak EDI harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis
yang dipakai.
- Komunikasi
Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda
dengan komunikasi yang kita bersifat konvensional. Hal ini disebabkan
komunikasi di EDI dilakukan melalui antar mesin (komputer), sehingga
diperlukan infrastruktur komunikasi. Bentuk komunikasi infrastruktur
yang mula-mula berkembang adalah transaksi berbentuk point-to-point,
yakni hubungan langsung dari dua perusahaan yang bertransaksi. Dalam
point-to-point di EDI perusahaan yang bertransaksi memerlukan: (1)
menggunakan protokol komunikasi yang sama, (2) mempunyai kecepatan.
KEUNTUNGAN ELECTRONIC DATA INTERCHANGE (EDI)
Berikut ini ialah keuntungan yang akan didapatkan organisasi jika menerapkan EDI.
- Penghematan Biaya : Penghematan ini didapatkan karena dengan EDI tidak akan ada biaya kertas, tidak ada biaya penyimpanan dokumen kertas dan tidak akan ada biaya pengiriman dokumen kertas.
- Kecepatan : Kecepatan ini didapatkan karena dengan EDI leadtime pengiriman dokumen hanya kurang dari 1 menit.
- Keakuratan : EDI akan mampu menghasilkan tingkat akurasi tinggi karena tidak ada entry data ulang. Selain itu sistem EDI sudah dilengkapi dengan ECC (Error Correction Control) yang akan mengidentifikasi kesalahan dengan cepat sehingga dapat segera diperbaiki.
- Keamanan : Penggunaan enkripsi dokumen membuat dokumen hampir tidak bisa dipalsukan.
- Integrasi : Integrasi antar sistem dapat dilakukan dengan perantara EDI. Setiap unit didalam organisasi akan terintegrasi dengan adanya EDI didalamnya sehingga proses menjadi lebih efisien.
Dalam
implementasinya, EDI dapat digunakan untuk berbagai macam bidang baik
itu jasa ataupun manufaktur. Implementasi EDI tersebut akan bergantung
pada permasalahan yang dihadapi organisasi dan seberapa jauh organisasi
tersebut membutuhkan EDI untuk menyelesaikan permasalahan yang ada.
Berikut ini ialah beberapa bidang yang dapat menerapkan EDI didalam
proses bisnisnya.
- Supply Chain Management : logistik, manufaktur, distributor, retailer (supermarket), farmasi, export, import.
- Transportasi : perusahaan pelayaran, perusahaan penerbangan, pelabuhan laut, bandara udara, qic (quarantine immigration customs), freight forwarder, courier, ppjk, bank, warehousing (pergudangan), terminal peti kemas, asuransi, surveyor.
- Keuangan : transaksi antar bank, transaksi perbankan lainnya, asuransi, transaksi lembaga keuangan lainnya, dll.
- Pemerintahan : bea cukai, perpajakan, pelayanan jasa kepada masyarakat, kantor perbendaharaan negara, biro pusat statistik, perijinan-perijinan, imigrasi, kependudukan, perindustrian& perdagangan, karantina, dll.
KEKURANGAN ELECTRONIC DATA INTERCHANGE (EDI)
- Ketergantungan tinggi pada partisipasi mitra dagang
- Mahal bagi perusahaan kecil
- Sulit untuk menyetujui standar yang akan digunakan
- Kendala teknis, yaitu yang berhubungan dengan pentransferan data lewat komputer, fasilitas telepon dan biaya untuk pengadaan perangkat komputer.
SUMBER
Tidak ada komentar:
Posting Komentar